降本增效下的大廠，“嚴”抓考勤的三重境界

本文來自微信公眾號：蓋雅學苑（ID：thinkwithgaia），作者：蓋雅工場，題圖來自：視覺中國

一些暢銷書總是這樣引導，企業應該給員工更自由的工作環境，實現員工的自我管理，抓考勤意味著公司開始走下坡路了……

這些言論逐漸讓公司管理的兩難：考勤嚴苛，員工抱怨；考勤放松，人效降低。直到國內大廠悄然卷起 " 考勤 " 之后，大家似乎再度意識到：開放式或自驅式管理要適應于公司的性質、文化或發展階段。

(資料圖片僅供參考)

正如我們訪談過的一家規模型企業，考勤（更準確的說是時間）被視為員工管理的最小顆粒度。

他們表示：" 因為考勤是員工、HR、管理者每天都要接觸的，它與發薪準確性、人員調遣、人效分析、員工激勵等都密切相關。"

暫且拋開這家公司的情況，我們透過考勤這種管理形式，一起來看看企業，尤其是 " 大廠 " 考勤管理背后的本質問題——時間管理。

" 嚴 " 抓考勤的三重境界

在談時間管理之前，我們先梳理管理視角中看待這個問題的不同維度。

實際上，勞動者投入到工作中的時間是看不透的、摸不著的。為了提升效能，我們必須將時間度量出來，成為可以被看見的數字，并且將數字指標與其他因素關聯和結合起來。

基于對時間數字的不同視角，又形成了不同的應用價值。

一般來說，勞動力時間在企業中存在三種不同視角。

1. 人力資源視角

HR 視角中關注的時間是從合規性出發。一部勞動合同法，多數內容都是關于勞動力時間的法律。我們購買勞動力服務，實質上也是購買勞動力的時間。

從合規性出發，有沒有準確記錄員工的時間，基于時間的算薪是否準確，有沒有違背相關法律法規是 HR 首要考量的。

其次是一些初步的成本考量：既然員工服務的本質是投入時間，那這一塊有沒有浪費，員工有沒有遲到缺勤，缺勤是否請假等。

我們將人力資源視角中的時間管理稱為時間管理的第一原則：時間只有被記錄下來，才是有效時間；未被記錄的時間都有可能是無效時間。

2. 財務視角

財務視角中關注時間更多是從經濟性出發。考慮到所有的時間投入其實都是成本支出，那么投入的時間是否劃算，能否被計算成本，時間背后的成本能否被分攤是財務部門關注的首要內容。

我們將財務視角中的時間管理稱為時間管理的第二原則：有效記錄的時間只有與成本關聯，才是有效投入，未被關聯的時間都有可能是無效投入。

3. 業務視角

業務部門作為生產經營的直接單位，更多關注時間的價值性，即有效時間的投入對于業務的價值是不是符合戰略的，是不是有效的，能不能根據業務需求敏捷調整，如何平衡員工的投入和產出等。

我們將業務視角中的時間管理稱為時間管理的第三原則：有效記錄的時間只有是基于業務的需求才是有效投入；不是業務需要的時間都有可能是無效投入。

基于不同的時間管理視角，我們將基于時間的人效提升分為三個階梯：時間精確、時間精細和時間精準。

當時間足夠精細、精準且顯性化后，它的價值也將被無限放大。

圖 / 《人效九宮格白皮書》

人力資源視角下的時間精確：精確記錄和計算

時間精確，屬于勞動力時間管理的第一個階梯，其含義是人力資源角度對于時間的準確記錄和計算。

但是時間一旦進入管理視角，對于時間的精確記錄，又包含了更深層次的意義。

1. 準確性

我們對于員工出勤等時間的記錄首先是為了根據法律的要求給員工發放相應報酬，因此準確度是合規管理的最低要求。

考慮到員工屬性差異，工作地差異，甚至跨國跨時區等復雜性，要想做到準確記錄并不是一件容易的事。不過隨著數字化工具的推進，即使通過不同的工具去記錄時間，也能夠高效集中采錄數據，且準確度非常高。

2. 透明度

時間被準確記錄既是企業的需求，也是員工個人的需求。相關的信息和記錄必須對員工透明，只有這樣才能保障員工的權益。

3. 實時性

實時性是對數據采集的時效性要求。關于時間數據不但要保證記錄準確，而且還要能夠及時被呈現。

及時呈現的數據更多的價值體現在管理層面，被實時抓取的考勤和時間數據經實時運算并同步給管理者后，管理者可以依賴這些數據進行管理決策。小到人員的溝通，大到生產制造排程的調整等，都可以依賴實時運算的數據進行調節。

4. 自動化

當然要做到以上的準確、透明和實時，系統必須是自動化的，即不依賴人為操作和控制。人為操作犯錯的概率較高，而且不經濟。通過自動發生的動作設計，則可減少大量的人力操作的時間和工作量，節省職能人員成本。

總之，從合規性和減少浪費的角度出發，人力資源的管理者們將時間視為一種調節變量，通過準確、透明、實時和自動化的采集和計算，實現對企業和員工的雙重責任。

財務視角下的時間精細：工時與業財聯動

沿著時間管理階梯，當勞動力時間進入財務視角后，時間管理的價值從合規性進入到經濟性。財務部門的天然職責就是確保收益，他們習慣用各種各樣的投資收益指標來衡量一件事情的價值。

從這個意義上來看，人效本質上就是一個財務指標，所以我們前文在談人效指標時，提到最有意義的人效指標也是效益類指標。

所以我們的一個核心觀點是，對于人效分析， 應該轉化為時效分析才更有價值。

實際上，只有當經濟進入下行周期時，企業才會更加關注人效。人效的分析單位是個人，如要進一步分析，個人的兩種屬性——時間和成本則是人效分析的關鍵。

時間是勞動者的投入，成本則是支付給勞動者的報酬，人效就是讓報酬換時間的過程更加有效率和效益。

所以只有轉化為元效分析和時效分析，人效分析才更深入。考慮到元效已經是結果，時效才是動因且更為隱蔽，所以對于時間效能的分析則更為關鍵。

人力資源視角下的時間管理是關于時間效能的粗放分析，即從一般意義如何減少時間浪費，但如何確保時間的投資在財務角度是有價值的，即如何從業財角度干預時間效能，則必須至少經歷兩個階段。

1. 時間能被精細管理

這里的精細管理包含兩層意思，一是指時間能與成本單位關聯，二是能夠有通用的管理指標。

對于一般公司，將時間歸屬于人，進而歸屬到部門，就已經足夠。但對于管理更精細、成本管控力度更高的企業，往往需要對時間進行更精細化的拆分。

一是根據工序將時間拆斷，其次是根據投入的不同的部門、貨品、場地等將時間歸屬到不同的成本單位。例如，我們可通過精益工時實現顆粒度更細的工時劃分；通過勞動力賬戶，將更精細的工時結構與財務結構關聯，實現有效的工時核算，真正實現時間的財務化管理。

一旦時間進行這樣的拆分和對應后，也方便企業建立更精細化的時間效能管理指標。

通常的生產制造和零售服務企業都會建立標準作業時間，諸如 UPH（單位小時產能，units per hour ）、SPH（單位小時銷量，sales per hour）等指標。一旦形成標準工時，就方便企業進行財務約束和管控。

2. 時間能夠被看見

時間效能的管理不僅僅在于事后計算，更重要的是通過指標影響過程。所以指標不在于被計算出，而在于能驅動業務結果達成，這就是 " 被看見 " 的力量。精細化的時間指標 ROI 也要被勞動者看見，從而能夠進一步激發勞動者的能動性。

所以，需要給予管理者全面的實時看板，通過時間效能的過程管理，驅動業務結果達成。只有這樣，全面工時管理才能實現時間與業財結果的聯動關系。

業務視角下的時間精準：基于業務需求的時間預算

時間精確是人力資源管理部門的需求，時間精細是財務部門的需求，這兩個需求本質上都是時間發生之后的需求：一個保證時間發生后的合規和不浪費，另一個是評估時間成本的經濟性。

所以，我們將這兩種關于時間的管理稱為后發動作，即在時間發生之后的記錄、管理、計算和評價。

但業務部門（真正使用時間的部門）優先關心的事情是有沒有足夠的時間投入到生產，即根據業務需求的生產任務能不能被完成。如果業務都完成不了，再合規和經濟都是無意義的。

所以真正的時間管理應該是前置的，即根據業務需求來確保工時的精準投入。

注意，這里的精準至少包含三層意思：

1）對于業務部門來說，是基于業務需求確定的工時；

2）對于員工來說，這樣的工時投入不違背自己的動機和需要；

3）對于職能部門，即 HR 和財務來說，時間投入是合規有效且經濟的。

因此我們引入了時間預算的概念，而且是符合以業務為主體的多元需求的時間預算。

1. 時間預算首先應該來源于業務場景

這里的業務場景包含了業務產量和產值需求，也包含生產過程中的影響和約束因素。

任何生產不僅需要滿足生產量，還需考慮生產過程的人機料法環，即全面質量管理過程中的人員、機器、原料、方法、環境等因素。這些因素都可能影響生產過程。

2. 其次，時間預算還需考慮員工可用性

所謂的員工可用性，是指員工的時間是否能夠被納入到生產和服務過程中來。

員工可用性受制于員工個人的生理、心理、家庭環境等多種因素，所以實際上員工并不能夠保證每天按時出勤；而且，一些福利標準較高的企業給予員工更多假勤，這增大了員工的變動性。

3. 時間預算還受到公共規則約束

這里談到的公共規則，就是在時間預算時應考慮的約束規則。

上文談到的合規性、減少浪費、經濟性等都是大的約束規則，實際上影響員工時間安排的還有各地區豐富的出勤、假勤規則、權利規則等。

所以，基于國家、企業的公共規則，時間預算要做到精準必然是一個復雜的計算過程。

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以上三個需求，實際上對應的就是企業需要多少時間、員工有多少時間、確保時間合理利用三個要點，在此基礎上，企業可以對時間進行預測。

粗放型的規劃和安排符合一般原理即可，排到人即可。但更精細化的排班，則需要考慮到更精細的規則，這就需要引入智能排班等數字化工具。

結合人工智能算法和預測模型，先進的智能排班工具能準確預測未來人力和工時需求，且保證排班結果相對靈活，這樣既能滿足企業的業務需求，也滿足員工的時間彈性，還服從組織的公共規則。

當然，這種匹配需求的難度也是非常大，對數字化工具的運用也很復雜，企業投入的成本也相對較高。

本文來自微信公眾號：蓋雅學苑（ID：thinkwithgaia），作者：蓋雅工場